Vantaan talousrohdot osa I – kilpailutus kuntoon!
Ei hyvälle näytä. Vantaan kaupungin talous siis. Vuoden 2021 budjetti on alijäämäinen ja kaupunkimme velkaantuu entisestään tulevinakin vuosina. Kunnallisveron korotuksella ja henkilöstömenoleikkauksilla saavutetaan vain marginaalisia hyötyjä. Kaupungilla on lakisääteiset velvoitteensa ja henkilöstö jo entuudestaankin kovilla. Koronaa ei tähän enää olisi kaivattu. Ei ihme, että kaupungin johto huokailee käsi poskella. Mistä lääkkeet?
Mitään nopeavaikutteista pilleriä ei ole tarjolla. Haussa on hyviä veronmaksajia, yrittäjiä työllistäjiksi, tehokasta toimintaa, digitalisaatiota, SOTE-muutosta ja omaisuuden parempaa tuottoa. Talouslukujen kääntyminen edellyttää onnistumista monissa asioissa. Keskityn tässä valamaan uskoa tehokkaan kilpailutuksen suomaan kustannushelpotukseen.
Katsotaan ensin mitä on saavutettavissa.
Vantaan budjetista valtaosa on ostoja, jotka kaupungin tulee julkisena toimijana säännöllisesti kilpailuttaa. Tätä kirjoittaessani julkisten hankintojen Hilma -palvelussa oli kymmenkunta Vantaan kaupungin kilpailutusta käynnissä. Vuositasolla puhuttaneen sadoista kilpailutuksista. Talousarvioon 2021 on merkitty ostoja reilun 800 miljoonan euron arvosta. Jos oletetaan, että (laadusta ja vastuullisuudesta tinkimättä) kilpailutusta kehittämällä saadaan ostojen summaa alaspäin 2%, tarkoittaa se vuositasolla jo 16 miljoonan euron säästöjä, 5% säästäisi siten lähes 40 miljoonaa. Vuoden 2021 budjetin mukainen kaupungin tappio mahtuu em. haarukan väliin. Budjetin mukainen lisävelan tarve on n. 70 miljoonaa euroa.
Pidän 2% säästöä realistisena vaikka ostoista kaikki eivät olisikaan käytännössä kilpailutettavia. Kehittämisellä mahdollisesti saavutettava säästö on siten potentiaalisesti merkittävä.
Vuonna 2004 yrittäjäksi ryhtyessäni tunsin huolta julkisyhteisöjen hankintataidoista. Silloin näin markkinarakoa osapäiväisen ostajan ja täyspäiväisen myyjän painiottelussa, ostajan apuna. Nyt 16 vuotta myöhemmin ja satoihin kilpailutuksiin osallistuneena koen tuolloisen huoleni aiheelliseksi.
On hyvinkin tavallista, että kilpailutus on reaktiivista. Ehditään siis kilpailuttaa vasta sitten, kun aiemmat toimitussopimukset ovat umpeutumassa tai jo jatkoajalla. Silloin on jo myöhäistä tutkia yhteishankintamahdollisuuksia, pohtia käytettävää kilpailutusmallia, perehtyä hintatasoihin tai markkinoilla oleviin ratkaisuihin. Saatikka paneutua sopimusehtoihin.
Ja kun liian tiukille menee, niin toimittajan vaihtuminenkin alkaa näyttää isolle riskille. Hädissään parametroidaan kilpailutus niin, että vanha tuttu voittaa varmasti. Silloin mikään ei yleensä muutu paremmaksi, paitsi tietysti hinta toimittajan näkökulmasta. Epäselvä tarjouspyyntö nostaa riskiä markkinnaoikeuteen joutumisesta. Hankinta viivästyy edelleen. Ilma on sakeana turhautumisesta ja skandaalinkärystä.
Se oikea tapa olisi jo hyvissä ajoin perehtyä kustannustasoon, markkinoida tulevaa kilpailutusta, tutustua toimittajiin ja tarjontaan etukäteen ja hakea yhteistyötä naapureiden kanssa. Tai vähintäänkin oppia hyväksi koetusta. Ja sitten valita kilpailutusmenettely kaikessa rauhassa. Miltä kuulostaisi esimerkiksi ns. ranskalainen urakka, jossa hinnan määrää kilpailuttaja ja ainoa kilpailtava asia on laatu? Hyvällä valmistelulla ei siis maksettaisi liikaa ja saataisiin taatusti laadukkain palvelu, mikä annetulla hinnalla on saatavissa.
Hyvin valmistellun kilpailutuksen tunnusmerkistöön kuuluu myös toimiva sopimus kateosto-oikeuksineen. Se tarkoittaa sitä, että jos toimittaja ei kykene sopimuksen velvoitteisiin, on tilaajalla oikeus ostaa palvelu toisaalta ja laittaa toimittajalle lasku mahdollisesti toteutuneesta hintaerosta.
On toki selvää, että hyvälläkin kilpailutuksella saatava säästö voidaan myöhemmin moneen kertaa tyriä huonolla hankehallinnalla tai tuotannolla. Ja erityisesti poliitikot voivat toiminnallaan viedä edellytykset hyvältä kilpailutukselta jo etukäteenkin. Kaverilta kun olisi kiva ostaa.
Mitä kilpailutuksen ja hankinnan kehittäminen sitten voisi tarkoittaa Vantaalla? Heti ensiksi sitä, että hankinta tunnistetaan strategiseksi toiminnaksi, johon panostetaan. Miljardiluokan ostoista vastaava jengi ei ole tukifunktio.
Vantaan kaupungin web sivujen (12/2020) mukaan hankinta -nimisessä toiminnossa työskentelee kolmisenkymmentä henkilöä. Arvaan, että keskitetyn yksikön ulkopuolella on lisäksi 10-15 muuta päätöikseen hankintoja tekevää henkilöä.
Itse ehdotan tuntuvia panoksia kilpailutusta tekevän henkilöstön osaamiseen ja resursointiin sekä prosessien kehittämiseen. On oletettavaa, että jo miljoonan lisäpanostuksella vuosittain saataisiin merkittävä määrä osaamisen ja hankintaprosessin kehittämispanosta sekä kolmanneksen lisäys nykyisiin resursseihin. Muistetaan, että jo prosenttikin alas kaupungin ostoissa merkitsee lähes 10 miljoonan säästöä. Eikö siinä jo ole lisäpanoksille perustetta kerrakseen? Mielestäni kyllä.
Mitä mieltä sinä olet? Jätä kommenttisi vaikka tähän blogin perään facebook -tunnuksillasi tai sitten facebook sivulleni https://www.facebook.com/VirtanenJyrki.
Katso myös muut blogikirjoitukseni täältä: Blogit